在民事诉讼案件中，占比最大的案件类型是合同纠纷案，而其中多数案件的当事人中都涉及有中小企业。中小企业因合同纠纷涉诉量大，这不仅给企业自身带来了损失和困扰，也不利于维护市场经济秩序和社会信用，影响了社会和谐与稳定。作为常年担任企业法律顾问和专注于办理合同纠纷案件的专业合同律师团队，结合调研实践和律师实务经验，愿通过本文对中小企业合同管理普遍的问题的梳理分析并提出针对性建议，以供中小企业经营管理人员参考。

  一些企业主要负责人对合同管理的重要性认识不够，没有将合同管理纳入企业管理重点工作范围以内。很多企业没有制定合同管理规章制度，缺乏合同管理方面的部门岗位工作职责分工。有些企业的业务、财务、法务、办公室等部门对合同管理的职责没有合理分工，大家职责不清，合同出了问题，相互推诿扯皮。有的企业对合同违约的风险预估不足，对于合同中约定的付款时间、交货时间、供货标准等关键条款缺乏足够的认识，存在不按约定履行的情形，由此产生违约风险。还有的企业在发生合同风险时后知后觉，消极拖延处理，导致矛盾激化，损失扩大。

  （1）企业负责人要重视合同管理工作，增强合同风险意识和契约精神，审视反思自己企业存在合同管理方面的问题，及时作出调整管理措施，建立完整合同管理制度。

  （2）强化责任意识，明确部门合同管理职责，要求企业员工特别是核心业务部门及关键的管理部门负责人重视各自的合同管理职责，增强沟通协调自觉性和规范性。

  （3）加强培训宣传，定期学习研究合同问题，寻求专业律师的支持，使全体员工增强合同意识，提高审合同、管合同的能力。

  （4）增强风险监测预警意识，结合企业自身遇到的现实合同纠纷，以案促改，查找管理漏洞，整改落实，提升公司风险防控能力。

  合同管理制度不完善，既是一些企业合同管理意识淡薄的表现，也是一个需要独立审视评价的管理问题。很多中小企业缺乏系统、完善的合同管理制度，合同管理流程不规范，在合同起草、条款拟订、审查审批、签订、履行、变更、终止等环节没明确规范的操作的过程和责任分工，合同管理工作沟通无序，交接混乱，随意性大，漏洞较多。有些企业虽然制定了合同管理制度，但制度内容过于简单、笼统，缺乏可操作性，或者是虎头蛇尾，重前期审查，轻过程监督，这同样难以避免合同风险。有些企业虽然建立了合同管理制度，但由于缺乏有效的运行机制和监督考核，实际执行不到位，员工违规操作的现象时有发生，导致合同管理制度形同虚设。

  （3）建立合同履行跟踪机制和监测预警机制，明确责任部门和责任人，定期对合同履行情况做检查和汇报，有效监测和应对合同风险。

  （4）建立完善的合同档案管理制度，明确合同档案的收集、整理、归档、保管和查阅流程，确保合同文本及有关的资料及时完整归档。

  （5）设立专门的综合性合同管理机构或明确合同管理岗位的职责，配备专业的合同管理人员，要求具备法律、财务、业务等方面的知识和技能，能够熟练处理合同管理中的很多问题，负责统筹协调企业的合同管理工作，包括制定制度、监督执行、处理纠纷等。

  存在的问题：缺乏前期尽职调查，合同条款审查不严，合同形式不规范，工作授权不明确。

  在企业交易过程中，有些领导或业务人员为图方便、节约时机，或者出于对合作方的信任，经常会出现对方签订主体无权限或者签订主体与实际交易主体不符，以及口头合同、简单的书面合同或条款不完整、不明确的合同。有些企业在签订合同时不经专业法律人员审查而草率签字盖章，或者业务人员没有经过授权和审查擅自签订补充变更文件，因而产生重大合同争议，给公司能够带来很大的法律风险。

  （1）做好合同签订前的尽职调查，查验交易对方的资格资质及授权证明文件，明确交易主体，确认交易资格和信用状况。

  （2）业务风险评估与法律风险评估结合，综合评估交易合同的潜在风险，争取在合同签订前排除风险因素，或合同条款中嵌入预防措施。

  （3）严格审查合同条款，确保明确具体、公平合理，尤其是对核心关键条款的审查，防止出现非常明显不利或重大争议问题。

  （4）严格执行审批流程，业务、财务、法务、风控、合规、审计等有关部门各司其职，按流程审查审批。

  （5）参考合同范本，借助专业支持。合同范本具有较高的合法性和规范性，但还应当结合实际交易情况应用。如果涉及重大复杂的合同，除了内部审查外，还可以聘请专业律师参与合同谈判和签订。

  有些企业在合同签订后无人跟进履行情况或跟踪不及时，监督不到位。还有的企业存在部门之间沟通不畅，无法及时全面地掌握合同履行进度、对方履约情况等信息，难以发现合同履行过程中出现的问题，导致合同不能按时、按质、按量履行或不能及时控制履行风险。因为履行跟踪监督不到位，也导致企业不能及时监测合同风险，不能及时进行预警和处置。

  （2）明确各部门在合同履行过程管理中的责任，通过各部门的沟通，确保合同履行跟踪工作的全面性、及时性和准确性。

  （3）制定跟踪计划，制作履行台账，采取比较有效的跟进方法，建立信息收集和沟通渠道。

  （4）及时收集合同履行关键环节材料，包括己方在关键节点按约履行情况和对方履约进度、质量、价款还有是不是违约等材料，以便在合同履行审批和纠纷处理时作为证据使用。

  （5）做好风险监测与评估研判，对合同履行中出现的风险点，及时预警并应对处置，采取合法合理的救济措施，及时有效地控制和化解合同风险。

  在合同履行过程中，由于种种原因在大多数情况下要对合同进行变更、补充或解除，但一些企业对合同改变、补充和解除的管理缺乏规范要求，会出现合同改变、补充或解除时没有依规定的程序进行审批，业务人员擅自做主；或者没有及时与对方签订书面补充协议，合同解除缺乏依据或者没有及时发出解除通知等，导致合同改变、补充或解除的合法性和有效性存在问题，容易引发纠纷。

  （3）加强内部沟通协调和外部沟通协商，内部机制运行顺畅，外部协商友好和谐，尽可能的避免纷争。

  （4）做好合同文本管理，对于合同改变、补充、解除的文件、协议及有关的资料及时归档，妥善保管。

  存在的问题：档案管理制度不健全，档案收集不及时、不完整，档案管理不规范。

  很多中小企业对合同档案的管理不够重视，没有建立专门的合同档案管理制度，合同档案的收集、整理、归档、保管等工作职责不清，档案收集整理不及时、不完整，档案保管存放随意性较大，缺乏必要的安全措施，档案资料会出现丢失、损坏或泄漏情况。

  （3）明确合同资料收集归档清单和存档文本形式，确保档案资料的完整性和有效性。

  一些企业因为合同管理意识不强、制度不完善等原因，对于在合同履行过程中出现的己方违约或对方违约的风险，不能及时有效地发现，或者发现后不能及时汇报沟通，企业决策层又不能及时作出评估和制定应对措施，往往会错失补救机会，甚至丧失胜诉权，使纠纷由小变大，由简单变复杂，增加了问题的难度，也增加了解决成本。

  （1）增强合同风险监测预警意识，建立完整合同风险监测预警与评估机制，确保风险信息及时有效地发现，及时研判，及时应对。

  （2）增强证据意识，及时收集证据材料。企业要注意在合同履行过程中收集和保存有关的资料，包括合同文本、补充变更协议、履行过程资料（如送货单、验收报告、付款凭证、通知单、往来函件、会议记录、现场照片等）、磋商履行过程中的重要沟通记录（如短信、微信聊天记录、电子邮件等）。这些证据在解决纠纷时往往会发挥重要作用。

  （3）运用多元化解机制，借助专业律师支持。在出现合同纠纷后，尽量先与对方协商解决，以节省本金和维护合作伙伴关系。但同时也要做好诉讼或仲裁的准备，及时寻求专业律师的参与和支持，让律师在谈判协商、诉讼策略的制定、证据的收集调取、时效的把控等方面提供专业性指导或代理。

  执业领域：在公司法、合同法以及房地产、建设工程、金融等领域法律功底深厚，拥有丰富的诉讼和非诉讼法律服务经验，担任多家企业和事业单位法律顾问。